Rumus VLOOKUP di Excel, Pengertian, Fungsi dan Cara Menggunakannya

25 Juni 2025

Rumus VLOOKUP di Excel, Pengertian, Fungsi dan Cara Menggunakannya

Pada pengelolaan data Excel, rumus VLOOKUP sangat berguna untuk mencari dan mengambil nilai tertentu dalam tabel. Misalnya, Anda bisa mencari harga produk berdasarkan kode barang, atau memperoleh nama karyawan berdasarkan nomor ID. Sesuai namanya (vertical lookup), fungsi ini bekerja secara vertikal pada baris tabel. Menurut Microsoft, VLOOKUP adalah rumus yang digunakan untuk menemukan data dalam suatu tabel atau rentang berdasarkan baris. Dengan rumus VLOOKUP, proses pencarian data menjadi lebih cepat dan efisien dibandingkan mencari satu per satu secara manual.

Apa Itu Rumus VLOOKUP?

VLOOKUP merupakan singkatan dari Vertical Lookup. Intinya, fungsi ini membantu mencari nilai tertentu secara vertikal di sebuah lembar kerja Excel. Anda memberikan sebuah “nilai kunci” yang ingin dicari di kolom pertama suatu tabel, lalu VLOOKUP akan mencari nilai tersebut dalam kolom tersebut dan mengembalikan nilai dari kolom lain pada baris yang sama. Misalnya, jika kolom pertama adalah daftar “KODE PRODUK” dan kolom kedua berisi “NAMA PRODUK”, maka VLOOKUP dapat menemukan nama produk berdasarkan kode yang diberikan. Microsoft sendiri menyatakan bahwa VLOOKUP digunakan saat Anda perlu menemukan sesuatu dalam tabel atau rentang data menurut baris. Contoh sederhananya, mencari harga suku cadang berdasarkan nomor part atau mencari nama pegawai berdasarkan ID.

Sebagai catatan penting, nilai yang dicari (lookup value) harus berada di kolom paling kiri dari rentang tabel. Jika kolom yang ingin dicari tidak berada paling kiri, Anda perlu menggunakan kombinasi rumus lain seperti INDEX dan MATCH karena VLOOKUP hanya bisa mencari dari kiri ke kanan. Dengan demikian, penempatan kolom kunci pada posisi paling kiri tabel sangat krusial saat menggunakan Rumus VLOOKUP.

Fungsi Rumus VLOOKUP

Rumus VLOOKUP memiliki beberapa fungsi penting dalam pengolahan data di Excel. Beberapa kegunaannya antara lain:

Mencocokkan data antara dua tabel: VLOOKUP sering digunakan untuk mencocokkan nilai dari satu daftar dengan nilai pada daftar lain, berdasarkan kolom kunci yang sama. Misalnya, menggabungkan data penjualan dengan data produk berdasarkan kode produk.
Menggabungkan data dari tabel berbeda: Dengan VLOOKUP, Anda dapat mengisi data pada satu tabel dengan informasi dari tabel referensi lain secara otomatis. Contohnya, data gaji karyawan bisa diisi otomatis di tabel penggajian berdasarkan tabel master karyawan.
Mengambil nilai dari tabel referensi: Bila ada nilai kunci tertentu (contoh: nomor ID pegawai), VLOOKUP dapat mengambil informasi terkait (nama, jabatan, departemen) dari tabel referensi yang sesuai. Fungsi ini sangat memudahkan saat data tersebar di beberapa sheet atau file.

Dengan demikian, VLOOKUP mempercepat analisis data dan pengisian laporan dibandingkan metode manual. Namun perlu diingat juga batasan-batasannya, sehingga penggunaan rumus ini harus memperhatikan struktur tabel agar hasilnya akurat.

Sintaks dan Argumen Rumus VLOOKUP

Untuk menggunakan Rumus VLOOKUP, Anda harus memahami sintaks dan argumen yang diperlukan. Berikut sintaks dasarnya:

=VLOOKUP(nilai_dicari, rentang_tabel, nomor_kolom, [tipe_cocok])

Penjelasan masing-masing argumen:

Nilai_dicari: nilai pencarian yang Anda inginkan (lookup value). Nilai ini bisa berupa teks, angka, atau referensi sel. Misalnya, jika mencari karyawan berdasarkan ID, maka isi argumen ini dengan sel yang memuat ID tersebut.
Rentang_tabel (table array): rentang sel di mana fungsi VLOOKUP akan mencari. Rentang ini minimal terdiri dari 2 kolom (kolom kunci dan kolom hasil). Kolom pertama dalam rentang harus berisi Nilai_dicari. Misalnya, jika Anda mencari di kolom C, maka rentang harus dimulai dari kolom C.
Nomor_kolom (column index): nomor urut kolom dalam rentang_tabel yang berisi nilai yang ingin dikembalikan. Kolom pertama dihitung sebagai 1, kolom kedua sebagai 2, dan seterusnya. Contoh: jika rentang adalah B2:D11 dan Anda ingin mengambil nilai dari kolom D (kolom ke-3 dalam rentang), maka isi argumen ini dengan angka 3.
Tipe_cocok (range_lookup): (opsional) menentukan tipe pencocokan. Gunakan FALSE atau 0 untuk kecocokan persis (exact match), atau TRUE atau 1 untuk kecocokan mendekati (approximate match). Jika diisi TRUE (atau dikosongkan), VLOOKUP akan mencari nilai yang hampir sama dalam tabel yang sudah diurutkan. Umumnya untuk data acak disarankan menggunakan FALSE untuk hasil yang akurat.

Sebagai catatan, jika Anda menggunakan tipe_cocok TRUE dan data tidak diurutkan secara menaik, hasilnya bisa tidak terduga. Oleh karena itu, banyak pengguna lebih memilih FALSE untuk memastikan rumus mengembalikan nilai yang persis cocok.

Cara Menggunakan Rumus VLOOKUP

Berikut langkah umum penggunaan rumus VLOOKUP dalam Excel:

Siapkan data: Pastikan Anda memiliki dua area data. Misalnya, Sheet1 berisi tabel utama yang akan diisi, dan Sheet2 berisi data referensi (master data). Kolom paling kiri pada Sheet2 harus berisi nilai pencarian. Contoh: Sheet2 memiliki kolom “Jabatan” (A) dan “Gaji” (B).
Pilih sel tujuan: Pada Sheet1, pilih sel tempat hasil VLOOKUP akan ditampilkan. Misalnya, kita ingin menampilkan gaji karyawan berdasarkan jabatan yang dipilih di Sheet1.
Masukkan rumus VLOOKUP: Ketik formula VLOOKUP dengan argumen yang sesuai. Contoh untuk mencari gaji berdasarkan jabatan (berada di sel B4 Sheet1) pada Sheet2 kolom A:C:
```
=VLOOKUP(B4, Sheet2!A:C, 2, FALSE)
```
- B4 adalah jabatan yang dicari (lookup value) di Sheet1.
- Sheet2!A:C adalah rentang data di Sheet2 (kolom A berisi jabatan, kolom C berisi gaji).
- 2 berarti kita ingin mengambil data dari kolom kedua dalam rentang A:C (yaitu kolom “Gaji”).
- FALSE menunjukkan pencocokan persis.
Tekan Enter: Setelah rumus dimasukkan dengan benar, Excel akan menampilkan hasil sesuai data referensi. Pada contoh di atas, rumus akan menampilkan gaji karyawan yang sesuai dengan jabatan di sel B4.
Salin rumus ke baris lain: Jika ada lebih banyak data, Anda bisa menyalin (drag) rumus ke baris bawah. Pastikan untuk menambahkan tanda $ pada rentang Sheet2 agar tetap mengacu ke rentang yang sama (misalnya, Sheet2!$A:$C) saat disalin.

Contoh penggunaan rumus VLOOKUP dalam tabel karyawan. Dalam gambar ini, rumus =VLOOKUP(B5, Sheet2!A:C, 2, FALSE) digunakan untuk mencari gaji (kolom ke-2) berdasarkan jabatan di kolom B.

Pada gambar di atas, VLOOKUP digunakan untuk mengisi kolom “Gaji” di Sheet1 dengan data yang diambil dari Sheet2. Jabatan “Manager” di Sheet1 dicocokkan dengan Sheet2!A:C, lalu VLOOKUP mengembalikan nilai dari kolom ke-2 (Gaji). Hasilnya, gaji sesuai jabatan tersebut otomatis muncul di sel target.

Contoh Kasus VLOOKUP

Sebagai contoh nyata, bayangkan Anda memiliki dua sheet:

Sheet1 berisi daftar karyawan yang akan diberi gaji, dengan kolom “Nama” dan “Jabatan”.
Sheet2 berisi tabel master gaji, dengan kolom “Jabatan” (A) dan “Gaji” (B).

Untuk mengisi kolom “Gaji” di Sheet1, gunakan rumus VLOOKUP berdasarkan jabatan. Misalnya di Sheet1 sel C2 (Gaji) ketik:

=VLOOKUP(B2, Sheet2!$A$2:$B$100, 2, FALSE)

Di sini:

B2 adalah jabatan karyawan pada Sheet1.
Sheet2!$A$2:$B$100 adalah rentang referensi (A2:A100 = jabatan, B2:B100 = gaji).
2 menunjukkan kolom gaji (kolom B) dalam rentang tersebut.
FALSE memastikan kecocokan persis.

Setelah menekan Enter, gaji karyawan otomatis muncul jika jabatan ditemukan di tabel master. Anda dapat menyeret rumus ini ke baris selanjutnya untuk mengisi gaji semua karyawan. Teknik ini banyak digunakan dalam pengolahan data pegawai, inventaris barang, laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Perbandingan VLOOKUP dengan INDEX-MATCH dan XLOOKUP

Meskipun VLOOKUP populer, ada fungsi lain yang lebih baru atau lebih fleksibel. Berikut perbandingannya:

INDEX-MATCH vs VLOOKUP: Kombinasi INDEX dan MATCH sering dipilih karena lebih fleksibel. Kelebihan utamanya adalah dapat melakukan pencarian ke kiri (VLOOKUP tidak bisa) dan lebih tahan terhadap perubahan struktur tabel. Fungsi VLOOKUP hanya bisa mencari dari kiri ke kanan, sehingga jika kolom kunci tidak berada di kiri tabel, VLOOKUP tidak dapat digunakan langsung. Sebaliknya, INDEX-MATCH dapat mencari di manapun. Misalnya:
```
=INDEX(C:C, MATCH("Chicago", B:B, 0))
```
mencari nilai “Chicago” di kolom B, lalu mengembalikan data pada kolom C (lihat contoh Microsoft Support). Kekurangannya, rumus INDEX-MATCH sedikit lebih kompleks karena menggabungkan dua fungsi. Namun, ia tidak terpengaruh jika kolom baru ditambahkan di antara tabel, menjadikannya lebih fleksibel untuk dataset yang berubah.
XLOOKUP vs VLOOKUP: XLOOKUP adalah fungsi baru (Excel 2019/365) yang menggantikan VLOOKUP/HLOOKUP dan INDEX-MATCH. XLOOKUP dapat mencari nilai dalam arah vertikal maupun horizontal, mengembalikan kecocokan tepat secara default, serta tidak memerlukan kolom indeks karena Anda menentukan rentang pencarian dan rentang hasil secara langsung. Contohnya:
```
=XLOOKUP(E4, A4:A25, B4:B25)
```
mencari nilai E4 di A4:A25 dan mengambil hasil di B4:B25. Kelebihan lainnya, XLOOKUP dapat mencari dari kanan ke kiri dan menangani kesalahan #N/A lebih mudah. Microsoft menyarankan mencoba XLOOKUP karena lebih sederhana dan fleksibel. Bagi pengguna Excel modern, XLOOKUP adalah pilihan lebih tangguh, sementara VLOOKUP cukup untuk kebutuhan dasar.

Ilustrasi keunggulan XLOOKUP: fungsi ini dapat melakukan pencarian baik vertikal maupun horizontal dan tidak memerlukan input nomor kolom seperti VLOOKUP.

Dari segi performa, INDEX-MATCH kadang disebut lebih cepat pada dataset besar karena tidak mengolah kolom yang tidak perlu, sedangkan VLOOKUP memproses seluruh tabel. XLOOKUP juga didesain lebih efisien menggunakan pencarian biner pada data yang diurutkan. Namun untuk kebanyakan penggunaan sehari-hari, kecepatan tidak terlalu berbeda.

Tips Efektif Menggunakan Rumus VLOOKUP

Berikut beberapa tips agar penggunaan rumus VLOOKUP lebih efektif:

Gunakan FALSE untuk kecocokan persis: Biasakan menuliskan False pada argumen ke-4 untuk menghindari hasil salah jika data tidak diurutkan. Kecocokan persis memastikan VLOOKUP hanya mengembalikan hasil yang benar-benar cocok.
Kunci rentang tabel dengan tanda $: Saat menyalin rumus VLOOKUP ke baris lainnya, gunakan referensi absolut (misalnya Sheet2!$A:$C) agar rentang tabel tidak berubah. Ini penting agar semua baris menggunakan rentang yang sama.
Pastikan format data sesuai: Tipe data (teks/angka) pada kolom kunci harus sama persis. Kesalahan sering terjadi jika misalnya ada spasi atau format angka yang berbeda antara lookup value dan tabel referensi.
Simpan tabel referensi di tempat tetap: Hindari memindahkan atau menambah kolom di tabel referensi tanpa memperbarui rumus. Jika Anda harus menambah kolom, pastikan nomor_kolom pada rumus diperbaiki. Sebagai alternatif, gunakan INDEX-MATCH yang lebih tahan perubahan tersebut.
Tangani error dengan IFERROR: Untuk menghindari tampilan error (#N/A), bungkus rumus dengan IFERROR. Misalnya: =IFERROR(VLOOKUP(...), "Tidak ditemukan") akan menampilkan teks custom jika pencarian gagal.
Pertimbangkan tabel Excel (Excel Table): Jika data Anda dalam format Excel Table, kolom referensi otomatis menyesuaikan saat ditambahkan data, sehingga rumus VLOOKUP jadi lebih dinamis dan mudah dikelola.

Dengan mengikuti tips di atas, Rumus VLOOKUP Anda akan lebih andal dan mudah dirawat saat data berkembang.

Hal yang Harus Dihindari dengan VLOOKUP

Selain tips, perhatikan juga hal-hal berikut yang dapat menyebabkan masalah:

Jangan letakkan nilai kunci di tengah tabel: Seperti disebutkan, Rumus VLOOKUP tidak bisa mencari kolom di kiri. Hindari memasukkan data di kolom yang tidak konsisten dengan struktur, karena akan membuat hasil VLOOKUP salah atau #N/A.
Hindari rentang data tidak terurut dengan TRUE: Jika memilih tipe pencocokan mendekati (TRUE) pada data yang tidak diurutkan naik, hasilnya tidak dapat diprediksi. Selalu urutkan data terlebih dahulu, atau lebih baik gunakan FALSE untuk presisi.
Jangan tambahkan kolom baru tanpa cek rumus: Menyisipkan kolom baru di dalam range referensi VLOOKUP akan menggeser indeks kolom. Pastikan untuk memperbarui argumen nomor_kolom jika struktur tabel berubah.
Hindari mencari dari rentang yang terlalu luas: Referensi ke kolom atau baris penuh (misalnya A:C) bisa membuat file lebih lambat pada data besar. Lebih efisien batasi rentang ke area data aktual saja.
Jangan lupa menggunakan absolute reference: Lupa menambah $ pada rentang tabel saat menggandakan rumus sering mengakibatkan referensi bergeser dan hasil menjadi salah.

Dengan menghindari kesalahan umum tersebut, penggunaan Rumus VLOOKUP akan berjalan lancar dan memberikan hasil yang akurat.

Kesimpulan

Rumus VLOOKUP adalah alat kuat dalam analisis data Excel, khususnya untuk mencari dan menggabungkan data antar tabel. Meskipun memiliki keterbatasan (hanya pencarian kiri ke kanan), VLOOKUP sangat berguna jika digunakan dengan tepat. Dengan memahami sintaks, argumen, dan tips yang benar, Anda dapat memanfaatkan fungsi ini untuk berbagai kebutuhan — mulai dari penghitungan gaji karyawan, laporan stok barang, hingga penggabungan data finansial. Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, pertimbangkan juga kombinasi INDEX-MATCH atau fungsi baru XLOOKUP yang lebih fleksibel.

Jika Anda serius meningkatkan kemampuan coding atau karier di bidang teknologi, pelajari juga keterampilan programming secara lengkap. KelasFullstack di CodePolitan mengajarkan mulai dari A sampai Z (front-end dan back-end) untuk mempersiapkan karier maupun bisnis Anda. Materi yang diajarkan mencakup HTML, CSS, JavaScript, framework populer (Vue, Laravel, dsb.), serta pembangunan aplikasi nyata sebagai studi kasus. Segera cek info lengkap dan bergabung di kelas Fullstack Web Developer CodePolitan untuk menguasai pemrograman web secara menyeluruh.